Die Rolle des Compliance-Beauftragten im Unternehmen
Wie schon in den vorausgehenden Artikeln festgestellt, erfordert die durch die Reform des spanischen Strafgesetzbuches eingeführte strafrechtliche Verantwortung von juristischen Personen eine gründliche Überwachung und Kontrolle der gesetzlichen Vertreter eines Unternehmens.
Daher nimmt der Compliance-Beauftragte eine immer wichtigere Rolle im Unternehmen ein um die von den Unternehmen geforderte strikte Compliance, d.h. die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien sowie freiwilliger Kodizes, sicherstellen und um ein angemessenes Überwachungs- und Kontrollsystem sowie einen Plan zur Vorbeugung von Straftaten implementieren zu können.
Diese Aktionen sollen verhindern, dass das Unternehmen strafrechtliche Haftungsverhältnisse auf sich nehmen muss. Die Unternehmensverwalter werden dadurch außerdem vor dem Risiko der persönlichen Haftung geschützt.
Der Plan zur Vorbeugung von Straftaten
Die jüngste Reform des spanischen Strafgesetzbuches sieht mildernden Umstände und Haftungsfreistellung für die strafrechtliche Verantwortung von juristischen Personen vor, so lange im Unternehmen eine Compliance-Richtlinie zur Vorbeugung von Straftaten und eine Risikovorsorge implementiert wurden.
Haftungsfreistellung
Im Falle der Begehung einer strafbaren Handlung hängt die Haftungsfreistellung des Unternehmens von der wirksamen Umsetzung der Compliance-Richtlinien ab (criminal compliance):
- Das Unternehmen wird von jeglicher strafrechtlichen Verantwortung befreit, wenn eine wirksame Richtlinie und Risikovorsorge zur Vorbeugung von Straftaten eingeführt und befolgt wurde;
- Eine teilweise Implementierung der Compliance-Richtlinie wird als mildernder Umstand bei den Urteilssprüchen gewertet.
Die Rolle des Compliance-Beauftragten ist entscheidend um jegliche Form von strafrechtlicher Verantwortung des Unternehmens zu vermeiden.
Die Compliance wird auch gegenüber der Öffentlichkeit immer bedeutender, denn auch nur der kleinste Vorfall kann den Ruf des Unternehmens in Mitleidenschaft ziehen, seine Geschäftspraktiken fraglich machen und sogar seine Existenz bedrohen (zusätzlich zur Auferlegung von strengen Strafgeldern, Aussetzung der Geschäftstätigkeit etc.).
Die Elemente des Plans zur Vorbeugung von Straftaten
Der Plan zur Vorbeugung von Straftaten muss ein Set an grundlegenden Elementen enthalten, wie zum Beispiel die Einstellung eines Compliance-Beauftragten, die Einrichtung einer Stelle, der Mitarbeiter Verstöße gegen Richtlinien melden können oder eine Auflistung potentieller Risiken. Außerdem muss ein Nachschlagewerk mit möglichen Sanktionen vorliegen und es müssen Maßnahmen für mögliche Änderungen und Ergänzungen vorgesehen sein.
Es gehört zu den Aufgaben des Compliance-Beauftragten, einen derartigen vorbeugenden Plan aufzustellen, ihn zu aktualisieren und ihn an das operative Geschäft des Unternehmens anzupassen, damit das Unternehmen auf die durch unabhängige Beratungsfirmen durchgeführten Kontrollen vorbereitet ist.
Anforderungen an die Organisations- und Managementpläne
Die Organisations- und Managementpläne müssen die folgenden Anforderungen an die strafrechtliche Compliance erfüllen:
- Die geschäftlichen Aktivitäten und Bereiche, in denen die Begehung einer Straftat generell möglich ist, müssen identifiziert werden, damit diesen ausreichend vorgebeugt werden kann.
- Es müssen Protokolle und Vorgehensweisen eingeführt werden, die die Bereitschaft der juristischen Personen, die notwendigen Maßnahmen anzunehmen und einzuführen, demonstrieren.
- Für den Managementplan müssen entsprechende Geldmittel bereitgestellt werden, damit der Begehung von Straftaten wirksam vorgebeugt werden kann.
- Außerdem muss eine obligatorische Berichterstattung über die potentiellen Risiken und Versäumnisse an die Verwaltung, die für die funktionierende Umsetzung des Plans verantwortlich ist, eingeführt werden.
- Es muss ein Disziplinarsystem implementiert werden, das entsprechende Sanktionen vorsieht, wenn die durch den Plan eingeführten Maßnahmen nicht korrekt befolgt werden.
- Außerdem ist eine regelmäßige Überprüfung des Plans vorzunehmen und es sind Änderungsvorschläge zu machen, beispielsweise in Bezug auf neu entstandene strafbare Handlungen, organisatorische Veränderungen in den Kontrollorganen eines Unternehmens etc.
Die Rolle eines Compliance-Beauftragten ist jedoch nicht darauf beschränkt, die Risiken zu reduzieren, damit ein Unternehmen Strafen vermeiden kann.
Der Compliance-Beauftragte ist auch dafür verantwortlich, ein gutes Management in Übereinstimmung mit den Standards des Sektors, den nationalen und internationalen Regulierungen sowie den vorherrschenden Geschäftspraktiken sicherzustellen. Außerdem sollte er strafrechtlichen Risiken oder Schädigungen des guten Rufs vorbeugen sowie ethische Standards und Werte des Unternehmens aufrechterhalten.
Ein versierter Compliance-Beauftragter muss zum Zeitpunkt der Erstellung des Plans die Unternehmensziele im Visier haben. Eine gute Kenntnis des Geschäftsumfelds ist Voraussetzung um die richtigen Maßnahmen empfehlen zu können, die zusammen mit den Managementregulierungen dabei helfen werden, bestehende Risiken zu vermeiden.
Abschließend muss der Compliance-Beauftragte sich kontinuierlich über neu entstehende Risiken informieren, damit gegebenenfalls schnell korrigierende Maßnahmen ergriffen werden können, wie beispielsweise die Aufstellung und Ergänzung von Regeln oder eine Schulung der Mitarbeiter.
Laura Chetail & Nicolás Melchior
Mariscal Abogados, Rechtsanwälte Madrid, Spanien
Eurojuris España, Netzwerk von Spanischen Anwaltskanzleien
